1. 综述
1.1. 全新的商务机遇
随着知识经济的到来，如何加快企业内部信息的交流，改进企业业务流程和管理模式，提高运行效率，降低成本，提高竞争力，将是摆在企业管理者面前的重要课题。而借助办公自动化（OA）软件将有效快捷的帮助企业完成管理水平的大幅提升。
目前国内办公软件应用方面的市场需求与日俱增，虽然办公自动化(OA)提倡了多年，但见效并不明显。其原因并非在于缺少性能优良的平台，而是在于缺少功能全面、适用性强和方便易用的办公管理应用软件。同时由于各行业的客户需求的差异性很大，使得通用的办公自动化软件发展缓慢，很多软件开发商转而做具体行业的办公自动化系统，使得用户成本骤然升高。而大多做通用办公自动化系统的软件开发商为了规避这些差异性，只完成了其中的局部管理功能。而大中型企业自己组织人员开发的系统更是只完成部分功能，而且重复开发很多，又缺乏技术进步、版本更新的后劲。
1.2. 解决方案
面向我国广大企事业单位，充分利用J2EE的丰富强大的功能和平台性能，结合先进的Internet/Intranet技术，针对我国办公管理工作中公文和会议繁多、请示汇报程序复杂等特点，力求功能全面而细致，操作简单方便，强调网络信息交流和共享。它适用于政府部门、职能机关、社会团体、各种企业、金融机构、医院、学校、科研机构等各类单位。可以在多种硬件环境的局域网(LAN)、内部网(Intranet)、互联网(Internet)上使用。同时还特别考虑到各单位使用OA软件，全面实现办公无纸化需要一个过程，九天网络同时支持无纸化和有纸方式的混合办公模式，帮助用户单位顺利过渡。
在软件技术和应用功能方面，赋予了用户很大的自主性，在保证强大功能的前提下，巧妙的化解了用户之间的差异性。提供了流程的用户自定义，让您在使用时更加方便、灵活、易用。还提供了远程办公模式，不管您在任何地方，同样可以及时得到最新的信息，同样可以批阅文件、填写批示意见，就象在局域网中办公。整套系统功能更加强大、使用更加方便。
2. 为什么选择OA办公自动化？
选择OA办公自动化，将可以享受带来的诸多益处，使自己在竞争中处于不败之地。主要益处包括：
2.1. 提高团队工作效率
- 确保随时随地访问重要文件。
- 自动管理文档的团队更新版本。
- 随时随地与团队成员交流。
- 共享联系人和日程安排。
- 及时有效的客户关系管理。
2.2. 节约开支
- 直通客户端，低维护成本。
- 完全基于浏览器，简单易用，节约培训费用。
- 减少昂贵的会议、电话和交通开支。
2.3. 强大的工作流，提升企业办事效率
- 基于JAVA的工作流设计。
- 工作流审批路径自定义，简单易用，功能强大，适用性强。
- 设计思想独特，领先于其他同类产品。
- 路由选择、流程跳转、重定位、委托功能。
2.4. 细致的客户关系管理，提升企业市场竞争力
- 坚持以客户为中心。
- 坚持以商机把握为主线。
- 有效的客户管理等于有效的客户服务。
2.5. 保护机密数据
- 机密数据集中保护，集中备份
- 多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源。
- 详细的系统安全日志和程序日志详细的记录了所有访问系统的用户。
- IP地址屏蔽、非工作日拒绝访问、非工作时间拒绝访问、最大登录失败次数等安全选项。
- 密码加密传输、限制登录失败次数、设定密码最短长度。
- 如果用户在预定的时间内未做任何操作，自动注销用户；直接输入无权访问的URL，自动注销该用户。
2.6. 实现一步到位的办公自动化
- 在同一个应用中，保存您的电子邮件、待办事宜、通讯录、文档、日程安排、项目的所有信息。
- 工作流自定义，简单易用，适用性强，可由客户随意定制。
- 提供二次开发工具，帮助企业将现有应用迁移到网络平台。
- 内置帮助引擎，您在使用时遇到任何问题，都可以随时点击帮助(?)按钮获得详细帮助信息。
- 支持在线租用。
- 即将推出无线办公功能。
3. 体系结构
3.1. 体系结构
办公OA以Web服务器为核心，集成文件服务器、数据库服务器、Mail服务器，支撑系统网络。系统具有以下特点：
- 系统健壮，通过双服务器互为复制与备份机制，确保系统数据安全可靠。
- 结构灵活，易于扩展。
- 移动支持，远程联机，支持收发邮件及业务处理。
- 安全可靠，系统防火墙技术信息更为安全。
3.2. 支持虚拟专用网（VPN）
支持基于VPN的网络环境。客户机可以通过VPN设备或相应软件访问服务器。无论您在家、出差在外、或是在客户那里，也可以使用专用软件，通过国际互联网访问公司服务器，实现异地办公。
4. 办公OA系统
4.1. 更新报告
显示各模块的最新更新或当前状态，如：新公告、新邮件、今日日程安排、新文档、新讨论论题、今日预约的资源、待处理的工作流文件。
4.2. 办公OA系统监听器
客户端可选办公OA系统监听器，开机自动运行，自动监控自我的状态，当有新的更新到达时（如新邮件、新消息、新公告等），自动弹出提醒窗口，更有声音提醒功能。让您方便快捷的随时掌握最新信息。
5. 协作(Collaboration)
5.1. 任务计划管理
更有效的管理每一个员工的工作任务，把任务有机的组合起来。方便领导随时把握项目进度，监控任务的进展情况。特性包括：
- 员工任务分配、时间分配、费用分配。
- 任务状态追踪。
- 任务查询系统。
5.2. 团队日程安排
此模块提供了全功能的私人和团队日程安排。设置可重复的会议、约会、提醒信息。可以按日查看、按周查看、按月查看日程安排。邮件提醒和日程安排确认功能使本系统更高效、更易于管理。特性包括：
- 在单个窗口中显示按月查看、按周查看、按日查看的日程安排
- 为他人安排日程（如组织会议）
- 可设定邮件通知
- 阅读日程状态对他人安排的日程进行确认回复
- 增加按日、按周、按月重复的日程
- 日程查找
- 浏览未阅读的日程和提醒
5.3. 待办事宜
待办事宜是私人的待办任务清单，其功能类似于传统的备忘录，您可以用它记录一些没有限定执行时间的事件，具有提醒作用，故其随意性很强。功能包括：
- 登记待办工作，备随时查阅。
- 完成工作。
- 检索已完成工作。
5.4. 员工去向牌
登记员工的当前位置，以便随时查看。功能包括：
- 显示员工当前日程。
- 显示员工联络方法。
- 发送邮件。
6. 共享(Share)
6.1. 文档管理
此模块提供了对在线文档的智能化管理。文档可以分类存放到预定的文件夹中，并可以为每一个文件夹设定可访问团队，确保文档资料的高度安全。特性包括：
- 高效检索功能。
- 文件类型自动识别。
- 全文检索功能。
- 按文件夹组织文档，并可设定各文件夹的访问权限。
- 电子邮件直接发送。
6.2. 通讯录
通讯录为整个公司提供了一个便捷的联系人共享方案。在这里，用户可以方便的管理客户、供应商、合作伙伴、上下级、公司员工，并对它们进行分类。特性包括：
- 管理共享联系人和私人联系人。
- 查看系统用户。
- 将联系人分类，并授权给不同的团队。
- 强大的搜索引擎。
6.3. 图书管理
图书管理模块让公司实现小型图书馆的管理功能，功能包括：
7. 沟通(Communication)
7.1. 电子邮件
电子邮件模块允许您从世界的任何一个角落访问您的电子邮件。通讯录中的所有联系人的电子邮件即组成了此模块的地址簿。OA办公自动化电子邮件系统可以和其他邮件客户端软件共同使用，因为用户可以选择在收取邮件后不从服务器上删除邮件。另外，如果您有上百或上千封邮件，邮件过滤功能可以为您节约大量时间。特性包括：
- 电子邮件发送/接收/回复/回复全部/转发/移动。
- 自定义邮箱。
- 支持邮件附件。
- 优先级设置。
- 地址簿与通讯录高度集成。
- 在多个邮箱中查找邮件。
7.2. 讨论区
讨论区为团队成员远程交流思想提供了一个便捷的平台。用户可以在一个共同的空间里阅读、发布、回答工作中产生的疑问与论点，加强交流。特性包括：
- 多主题讨论系统。
- 设定公司论坛、部门论坛、项目论坛。
- BBS公告板。
- 留言板。
- 更新报告动态提醒最新的主题回复。
7.3. 传阅板
通过传阅板，可以让一些资料文件在内部传阅，用户可以自定义传阅板的阅读对象和读者的编辑权限，特别
方便一些小组内部的信息交流。特征包括：
- 传阅板自定义内容、传阅对象，支持附件。
- 传阅板的收发，传阅者可以对传阅内容做点评。
- 传阅内容的回收整理。
8. 管理(Control)
8.1. 人事管理
综合的人事管理，提供从员工加盟公司到员工离开公司全流程的信息跟踪。功能包括：
- 员工信息。
- 履历信息。
- 工资管理。
- 奖惩处理。
- 员工考核。
- 职务变动。
- 技术职称。
- 合同管理。
8.2. 设备资产管理
对公司资产进行分类管理。用户可自行创建资产夹并设置查看权限。资产夹的管理员可以维护（编辑、查询、统计）资产夹中的所有资产信息，同时，其他有查看权限的成员可以查看资产信息。功能包括：
- 分类管理公司的车辆、电脑、设备、房产等各类资产。
- 设置资产夹及其查看权限。
- 资产信息的录入、编辑、查询、统计。
- 设备使用预约管理。
- 资产的变更，维修信息的录入、查询、统计。
8.3. 控制面板
系统管理员使用控制面板进行系统设置，管理用户、团队、访问权限，设定安全选项，查看系统日志及用户使用情况统计表。并在此设定流程的基础选项。功能包括：
- 设定模块的访问权限（可精确设定每一个组对每一个模块的访问权限）。
- 用户帐号维护。
- 系统主表维护。
- 管理用户、组信息。
9. 客户关系管理(CRM)
9.1. 概述
现在的商业社会竞争日趋激烈、信息日益对称。以前单纯的产品为wan王、技术为王的思维方式已经有些脆弱了。九天网络相信以后的商业竞争力更多的是靠管理、靠服务。所以我们提出以客户为中心，我们将全力打造企业客户关系管理系统，通过我们的解决方案，可以强化企业的客户服务意识，可以对客户做科学有效的动态管理。
9.2. 客户管理
- 客户信息综合查询
- 客户相关日程安排
- 客户相关商机管理
9.3. 商机管理
- 商机综合查询
- 商机相关日程管理
- 商机相关联系人管理
- 商机相关活动备忘录
9.4. 用户自定义
- 客户范畴自定义
- 客户类别自定义
- 商机所处阶段自定义
- 行业类型自定义
10. 工作流
工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用——公文审批流转处理、申购管理等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。九天网络工作流自动化系统思想的核心是九天网络工作流程生成器，他可以对不同类型的请求，智能地定义办公流程和商务流程，系统管理员可以根据商务模式和公司的规章制度，来设定网络工作流自动化系统。
10.1. 基于网络的工作流程生成器特性
| 图形界面的绘制流程： |
界面友好，简单易用，轻松定义工作流程 (角色，任务和路线)。 |
| 基于网络的工作流程： |
使用先进的JAVA技术实现了基于浏览器的流程定义，消除了客户端需要安装特定软件的需要。 |
| 结构化的工作流机制： |
提供了定义完整的个性化的工作流程的功能。 |
基于个体和角色相结
合的工作流程： |
提供了任务具体到个体的机制，同时和人事组织结构相结合，提供了角色化的领导事务定义机制。用户可以看到属于自己职责范围内的待处理事务。 |
| 流程跟踪与监控机制： |
当事务文件在一个或几个流程中流转时，提供了记录其踪迹（经过的步骤及处理情况或意见等）的功能。提交者可以察看自己提交文件的流转情况，某个流程的管理员可以察看正在该流程中流转的文件的流转情况。 |
| 采用三层结构： |
流程类型，流程，流程文件三层结构机制保证了流程能够自由灵活定义。从而在同类办公软件中首次实现了基于流程类型级别的自由定义。用户可以自己定义收发文、申购等流程类型或增加新的流程类型，自由定义各类字段（数量不限）。上图是定义流程的Java程序界面。 |
| 流转路径的智能化： |
路径流动能按照预先规定的规则和过程进行流动。 |
10.2. 基于网络的工作流程生成器功能
| 公文生成： |
在线定义公文，同时支持附件功能，实现有纸办公和无纸办公的结合。 |
| 路由选择： |
提供了在流程中定义条件步骤（Conditional Step）的功能，判断的参数可由流程管理员预先设定。 |
| 流程跳转： |
提供了在当前流程根据一定条件向相关流程跳转的功能，从而实现了流程的分割，一个具体的流程可由几个子流程组成，同时提高了流程的利用率，使得流程的定义更为轻松自由。 |
| 非固定流程的实现： |
工作流程的应用市场主要分为“生产型”和“特别型”，“特别型”相对于“生产型”来说，其特点是非固定的，非结构化的、难以预先定义的，因此很难实现。九天网络提供了拟办实办功能，如果某个步骤没有经办人，则由其上一步处理人拟办来指定其实办人，加上流程的跳转功能，实现了非固定流程的定义，铸就了“生产型”和“特别型”的完美结合，从而实现了真正的流程智能流转。 |
| 邮件提醒催办功能： |
可发送电子邮件提醒相关人员阅览文件。同时流程的管理员，可以发邮件提醒当前步骤的处理人尽快处理文件。 |
| 重定位功能： |
提供了由于某些特殊原因，流程中的文件不能流转下去时，可由该流程管理员人工干涉，重新将其定位于某一步骤的功能。 |
| 委托和移交功能： |
提供了委托人机制，当用户出差、休假等原因不能处理工作事务时，他可以事先指定委托人，在委托时间里，所有待处理事务文件将另外发送一份到委托人的事务待办箱。从而保证了流程事务文件的顺利流转。另外，当用户职务变动了，人事部门或管理员可方便快捷地将其流程工作移交给其他一些人员。 |
| 支持附件： |
工作流文件在流转时，可以拖带多个附件一起流转。附件管理和文档管理相结合，支持版本控制和访问权限控制。 |
| 和人事组织结构相结合： |
在工作流定义中，可设置步骤处理人为1级2级至N级领导，1级领导为直属领导，2级领导为领导的领导，依次类推。领导级别的定义，在人事管理的组织结构图中得以体现。如此，可定义全单位通用的工作流，大大加强了工作流的适用性，避免了重复定义多个相似的流程。 |
·10.3. 工作流的五层安全机制
| 第一层 文件察看权限： |
工作流文件只能由拥有权限的人员以及文件的处理人才能察看。 |
| 第二层 意见察看权限： |
工作流文件在流转过程中，可以限制某个文件处理人或文件发起人察看领导批阅意见。 |
| 第三层 批阅文件权限： |
九天网络的密码认证体系，保证工作流文件的批阅只能由预先设定好的人才能处理（批阅）。 |
| 第四层 修改文件权限： |
即文件的处理者有无权限修改文件。如果没有权限，则无法修改工作流文件及其附件，只能输入处理（批阅）信息。 |
| 第五层 修改字段权限： |
文件处理人拥有了修改工作流文件的权力，但不一定就具有对工作流文件所有栏目的编辑权力。 如 “领导盖章” 一栏，则可以设定它只能有哪一个领导才能编辑它，其他文件处理人则无此权限。 |
10.4. 收文、发文
收发文管理模块是办公室工作的基本功能，为办公人员办文流程的跟踪、各部门办公信息的沟通、办公实效统计、办文结构的查询等提供有效的管理手段。基于工作流生成器，用户可以很方便的生成各种工作流的应用，包括收发文管理。 具体功能包括：
| 公文的收、发管理： |
公文的发送可同时提交多人。 |
| 公文流程记录和管理： |
公文在各部门内实现自动循环批阅，并及时跟踪公文评阅状态、保存评阅信息，管理员和领导可以通过管理工具查看公文流转过程中的状况。 |
| 公文查询： |
在保证安全权限的前提下，允许对公文进行各种查询。如：按不同来源、不同密级、不同时间段。 |
| 公文实效的记录和统计： |
公文发出后通过信息的及时反馈，判断执行情况并作以记录，然后对不同的公文执行情况进行统计，统计出个人或部门的文件办案率，以反映各部门工作效率、办事状态。这一功能通过自定义工作流报表实现。 |
| 公文的催办督办： |
对公文执行不利的部门发送催办督办通知，保证公文的顺利落实。 |
| 公文的归档： |
公文流转结束后即可归入文档系统内进行归档。并提供公文属性信息输出（纯文本）功能。 |
| 开机提醒： |
具有开机状态下来文提示功能。这一功能通过永创网络OA Agent实现。 |
11. 系统环境要求
11.1. 应用服务器要求
- 服务器：PIII600 以上
- 内存：512MB 以上
- 操作系统：Unit、Linux、Win系列
- WWW服务器：Microsoft IIS 4.0 或者其它
- 程序服务器：Tomcat 4.0.3
- 需要10GB以上磁盘空间
11.2. 邮件服务器要求
- 服务器：PII200 以上
- 内存：128MB 以上
- 操作系统：Microsoft NT4 with Service Pack 5
- 邮件服务器：Exchange Server 5.5
- 需要10GB以上磁盘空间
11.3. 数据库服务器要求
- 服务器：PII200 以上
- 内存：128MB 以上
- 操作系统：Microsoft NT4 with Service Pack 5
- Microsoft SQL Server 7.0 企业版
- 需要10GB以上磁盘空间
11.4. 客户机要求
- 奔腾以上计算机
- IE 4.0, Netscape 4.08 或更高版本。(推荐建议使用Internet Explorer因为它支持更强大的CSS和DHTML)
12. J2EE平台
12.1. J2EE平台概述
J2EE即Java2 Platform Enterprise Edition，是一个方便于服务器方应用程序开发的中间件服务集，它利用Java2 技术来简化诸多与企业解决方案的开发、部署和管理相关的复杂问题。由于J2EE技术的核心就是Java2平台，所以它不仅继承了Java2平台的一些优点，如：平台无关性，安全性等，而且增加了一整套核心企业应用程序编程界面，而所有这些界面均为标准的模块化组件。J2EE是永创网络的开发平台。使用已证实的服务器技术，J2EE为创建和实施可缩放的解决方案提供了最快捷的方式，同时它集成了用户界面生成、服务器编程以及跨数据库平台的多种技术。
从电子商务到商业流程自动化，从Intranets到Internet，J2EE都能够快速、轻松的开发实施先进的应用系统。已证实的J2EE技术不但提供了高可靠性，还将不断满足高访问量的Web应用程序的需要。J2EE和各种数据库、email、XML、以及其他技术开放集成，可以快速建立复杂的应用系统。J2EE具备有从开发到实施的不同等级的安全性。
12.2. J2EE优势
- 快速开发。在J2EE平台基础上，采用经典的MVC架构和成熟的Java组件技术，可以快速实现企业解决方案
- 可扩展强 所实施系统具有扩展性。J2EE建立于一种多线程服务的基础架构之上，它提供的JIT编译及缓存功能确保为高访问量网站提供高效性能。应用的实施平台支持多个服务器集群并内建负载均衡及服务器宕机自动恢复功能，为高访问量、交易型应用提供可靠的服务。远程管理工具使你可以随时进行在线管理。
- 开放集成九天网络采用流行成熟的J2EE平台技术，可以跨越各种操作平台，支持Oracle，DB2，SqlServer，Sybase等大型数据库。同时J2EE平台服务器和所有的Internet协议及服务紧密集成，包括email和FTP。在应用中可以轻松的使用这些技术，包括COM和CORBA等J2EE的开放集成为支持新的应用功能或连接过去已有系统提供了帮助。
- 高度安全 保证数据安全。J2EE具备从开发到实施各个级别的安全性服务。J2EE和Web server以及网络操作系统的安全性集成，你可以从现有系统中获得认证及加密方面的益处。团队开发服务为保护远程开发提供安全支持。
13. 服务承诺
九天网络保证为客户提供高质量的安装、培训、维护和技术支持服务。公司期望与客户保持长期关系，根据客户的需要，不断提供最新升级的系统版本以及卓有成效的技术支持，再培训和咨询服务。协助用户通过使用我公司的网络办公自动化系统而获得最大的经济效益。我们相信：成功的企业管理软件来源于成功的客户服务。
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OA办公自动化解决方案 